Kontakt
Menu
02
Jan 2017

Krankenrückkehrgespräch (Rückkehrgespräch): Formular / Protokoll / Dokumentation

von Uschi Schöllhammer in Blog Fehlzeitengespräche

Gerade bei wichtigen Mitarbeitergesprächen rund um das Thema krankheitsbedingte Abwesenheit (Krankenrückkehrgespräch, Rückkehrgespräch, Fehlzeitengespräch) ist es sinnvoll, die Gesprächsergebnisse zu protokollieren.

Viele Unternehmen machen es z. B. so, dass die Führungskraft über jedes Krankenrückkehrgespräch, das über ein bloßes „Schön-dass-Sie-wieder-da-sind-Gespräch“ hinausgeht, eine Gesprächsdokumentation anfertigt. Dieses Protokoll gelangt allerdings nicht in die Personalakte, sondern verbleibt bei der Führungskraft (eine Kopie beim Mitarbeiter).

Über Fehlzeitengespräche höherer Stufung sollte auf alle Fälle ein Protokoll angefertigt werden, welches dann auch Bestandteil der Personalakte wird. Bei der Erstellung von jeglichem Formular oder Protokoll ist es wichtig zu beachten, was aus Datenschutzgründen und Persönlichkeitsrechten des Mitarbeiters überhaupt protokolliert werden darf. Näheres hierzu finden Sie in unserem Blogbeitrag zu unzulässigen Fragen im Krankenrückkehrgespräch.

Grundsätzlich ist die Dokumentation zu einem Krankenrückkehrgespräch / Rückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch keine Verlaufsprotoll, das den Gesprächsverlauf vollständig abbildet, sondern man hält in einem Formular nur die wichtigsten Gesprächsergebnisse fest. Es fallen sicher auch viele interessante Äußerungen, die ihren Weg nicht ins Protokoll finden, da sie rechtlich nicht dokumentiert werden dürfen.

Hier die wichtigsten Eckpunkte für ein Protokoll-Formular zum Krankenrückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch. Natürlich sind je nach Gesprächsstufe die Gesprächsinhalte unterschiedlich, was die Anpassung der Protokollbögen je nach Gesprächsstufe nötig macht. Einen Überblick über die einzelnen Gesprächsstufen finden Sie in unserem Blogbeitrag „Krankenrückkehrgespräch und Fehlzeitengespräch: Leitfaden / Vorlage“.

 

 

 

Krankenrückkehrgespräch (Rückkehrgespräch), Fehlzeitengespräch: Formular / Protokoll / Dokumentation

Gesprächsteilnehmer (unterschiedlich je nach Gesprächsstufe)

  • Mitarbeiter
  • Führungskraft
  • nächsthöhere Führungskraft
  • Betriebsrat
  • Schwerbehindertenvertretung
  • Personalwesen
  • ...

 

Auflistung der Fehlzeiten

inklusive etwaiger Besonderheiten ( z. B. Montage, Freitage, Brückentage)

 

Ergebnisse, Vereinbarungen und Maßnahmen aus bisherigen Krankenrückkehrgesprächen und Fehlzeitengesprächen

  • Wie wurden diese umgesetzt?
  • Mit welchem Erfolg?

 

Gesprächsinhalte

Mitarbeiterinformation
  • Veränderungen in der Abteilung / im Unternehmen während der Fehlzeit
  • Aktueller Stand des Arbeitsprozesses
  • Darstellung, wie und inwieweit die Arbeit des Mitarbeiters erledigt wurde
  • Erläuterung von konkreten Auswirkungen durch die Abwesenheit des Mitarbeiters ( z. B. Mehrbelastung von Kollegen, Störung von Betriebsabläufen, finanzielle Belastung durch Leasing-Kräfte, Zeitverzögerung in Projekten, Wartezeit für Kunden …)
  • Sorge um erhöhte krankheitsbedingte Fehlzeiten beim Mitarbeiter
  • Hinweis auf das nächste Fehlzeitengespräch und eventuelle Konsequenzen bei erneutem Fehlen
  • ...
Fragen an den Mitarbeiter
  • Aktuelles Wohlbefinden?
  • Volle betriebliche Einsetzbarkeit?
  • Gibt es für die Fehlzeiten betriebliche Ursachen (z. B. Arbeitsbedingungen, Arbeitseinteilung, Betriebsklima / Gruppenklima, Überlastung, Unterforderung, Führungsverhalten …)
  • ...

Achtung: Die Diagnose darf in dieser Art von Gesprächen nicht protokolliert werden.

Vereinbarte Maßnahmen und Kontrolltermine

Mit dem Mitarbeiter wurden folgende konkrete Maßnahmen und Termine vereinbart:

  • Ergonomische Optimierung des Arbeitsplatzes
  • Änderung der Arbeitsaufgaben
  • Versetzung / Umsetzung in andere Arbeitsbereiche
  • Termin bei betrieblichem Gesundheitsdienst, Betriebsarzt, Facharzt, Beratungsstellen …
  • Rückenschule, Ernährungsberatung, medizinische Präventionsprogramme, Entspannungskurse …
  • Erbringung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem 1. Krankheitstag
  • Reviewgespräche mit der Führungskraft bzgl. der vereinbarten Maßnahmen / erneuter Gesprächstermin
  • ...
Sonstiges

Datum / Unterschrift der Gesprächsbeteiligten

 

Kurzhinweis: Was passiert mit dem Protokoll? Personalakte? …

Selbstverständlich kann der Mitarbeiter die Unterzeichnung des Protokolls verweigern. Er hat auch das Recht, eine eigene Stellungnahme hinzuzufügen.


Sie möchten tiefergehende Informationen zum Krankenrückkehrgespräch?
Auf unserer Spezialseite "Krankenrückkehrgespräch / Rückkehrgepräch / Fehlzeitengespräch: Leitfaden, Muster, Formular" finden Sie umfangreiche Praxistipps, Checklisten und Hintergrundinformationen.
 

Falls Sie mehr über das Rückkehrgespräch / Krankenrückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen das Führungskräftetraining "Krankenrückkehrgespräche und Fehlzeitengespräche richtig führen".

Über den Autor
Uschi Schöllhammer
Diplom-Psychologin

Studium der Psychologie an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg mit den Schwerpunkten Organisations- und Betriebspsychologie, Verhaltensmodifikation und Arbeitsrecht.
Sie begleitet das IPT seit seiner Gründung 1991 als Dozentin und Trainerin.
1990 bis 1997 freie Dozentin und Trainerin für verschiedene Bildungs- und Beratungsinstitute.
1997 Eintritt als gleichberechtigte Gesellschafterin in das IPT.
Im Mittelpunkt ihrer Tätigkeit stehen die Themen Führungskräfteentwicklung, Krankenrückkehr- und Fehlzeitengespräche, Telefontraining und Kundenorientierung.
Ihre Haltung spiegelt am besten ein Ausspruch von Franz von Assisi wieder: "Es ist besser, eine Kerze anzuzünden, als die Dunkelheit zu beweinen."