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Krankenrückkehrgespräch / Rückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch:
Leitfaden, Muster, Formular, Fragebogen, Vorlage, Checkliste

Krankenrueckkehrgespraech Rueckkehrgespraech Fehlzeitengespraech

In diesem Beitrag zum Thema Krankenrück­kehrgespräch informieren wir Sie über folgende Aspekte:

  • Rückkehrgespräch und Fehlzeitengespräch: Nutzen und Ziele
  • Krankenrückkehrgespräch: Leitfaden, Muster
  • Verbotene Fragen im Krankenrück­kehrgespräch - Hinweise zum Arbeitsrecht
  • Wie dokumentiere ich ein Krankenrück­kehr­gespräch / Rückkehrgespräch / Fehl­zeiten­gespräch? - Formular, Protokoll, Checkliste
  • Tipps zur Gesprächsführung
  • Die Gesprächsstufen: Vom Krankenrück­kehrgespräch zum Fehlzeitengespräch
  • Rückkehrgespräche als Führungsaufgabe
 

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Krankenrückkehrgespräch / Rückkehrgespräch: Nutzen und Ziele

Hintergrundinformationen erhalten Sie, indem Sie auf die grünen Balken klicken. Den ersten haben wir schon mal für Sie geöffnet.


Absenkung der Fehlzeitenquote


Der Grund, warum viele Unternehmen Krankenrückkehrgespräche und Fehl­zeiten­gespräche einführen möchten, liegt auf der Hand: Sie wollen die Fehlzeitenquote senken, denn eine hohe Fehlzeitenquote verursacht immense Kosten und belastet die anwesenden Mitarbeiter (Mehrarbeit, Überstunden ...).

Die Reduktion von Fehlzeiten wird jedoch nicht erreicht, wenn Rückkehrgespräche unreflektiert, unsystematisch, sinnentleert oder als Drohgebärde eingeführt werden.

Wichtig ist es, Krankenrückkehrgespräche und Fehlzeitengespräche so zu führen, dass ein ganzes Bündel von Teilzielen gleichzeitig ernsthaft mitverfolgt wird. Die wichtigsten finden Sie in den folgenden grünen Balken.





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Verantwortungsbereich der Führungskräfte im Rahmen der Krankenrückkehrgespräche / Fehlzeitengespräche


Sensibilisierung der Führungskräfte für die Thematik Fehlzeiten


Unsere Erfahrung ist es, dass sich Führungskräfte häufig wenig mit den Fehlzeiten ihrer Mitarbeiter beschäftigen – nach dem Motto: "Wer krank ist, ist krank, da kann man nichts machen."

Ein wesentlicher Vorteil der systematischen Einführung von Krankenrückkehrgesprächen und Fehlzeitengesprächen ist es, dass Führungskräfte erfahren, dass auch sie eine hohe Verantwortung bzgl. dieses Themas tragen und durch geeignete Impulse die Fehlzeiten ihrer Mitarbeiter beeinflussen können.





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Die Gesprächsstufen: Vom Krankenrückkehrgespräch zum Fehlzeitengespräch - Leitfaden / Muster / Vorlage


Überblick Gesprächsstufen


Gespräche mit dem Ziel, die Fehlzeiten zu reduzieren, sollten systematisch nach JEDER krankheitsbedingten Abwesenheit geführt werden - mit einer geplanten Abfolge in den Gesprächsarten / Gesprächsbeteiligten / Gesprächsinhalten:

- Beginnend mit einfachen Krankenrückkehrgesprächen
- über klassische Fehlzeitengespräche
- bis hin zu Gesprächen mit Personalabteilung und Betriebsrat.

Jedes Unternehmen sollte sich eine Gesprächssystematik erarbeiten, die auf die jeweilige Organisation abgestimmt ist.

Hier folgt ein Leitfaden zum Krankenrückkehrgespräch und Fehlzeitengespräch (mit einer typischen Gesprächsabstufung) inklusive der wichtigsten Fragen und Themenbereiche.





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Wann sollte ein Rückkehrgespräch / Krankenrückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch geführt werden?


Unverzüglich - zeitnah


Ein Krankenrückkehrgespräch sollte immer zeitnah erfolgen, d. h. möglichst bald nachdem der Mitarbeiter aus der Fehlzeit zurückgekehrt ist. Der Mitarbeiter sollte dabei immer das Gefühl haben, dass es sich um ein "richtiges" Gespräch handelt, nicht nur um eine hingeworfene Bemerkung wie "Na, sind Sie auch wieder da."

Bei umfangreicheren Gesprächen (längere Abwesenheit, gehäufte Abwesenheit, bekannte schwere Erkrankung) empfiehlt es sich, das Gespräch zu teilen und z. B. morgens das reine Rückkehrgespräch ("Schön, dass Sie wieder da sind, wie geht es Ihnen?") zu führen und nachmittags in Ruhe und unter 4 Augen die Aspekte Ursachensuche, Vereinbarungen, Unterstützungsangebote, betriebliche Belastungen etc. zu besprechen. 





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Krankenrückkehrgespräch und Arbeitsrecht


Verbotene, unerlaubte, unzulässige Fragen im Krankenrückkehrgespräch


Welche Fragen darf der Arbeitgeber (vertreten durch Führungskräfte und Personalwesen) im Rahmen von Rückkehrgesprächen / Krankenrückkehrgesprächen / Fehlzeiten­gesprächen stellen?

Vorbemerkung: Arbeitgeber haben im Rahmen des Arbeitsvertragsverhältnisses ein berechtigtes Interesse an der Gesundheit ihrer Mitarbeiter sowie an der Erhaltung ihrer Arbeitsfähigkeit. Außerdem hat der Arbeitgeber auch eine Fürsorgepflicht für seine Mitarbeiter.

Verboten, unerlaubt, unzulässig ist die Frage nach der Krankheit des Mitarbeiters – also die Frage nach der Diagnose. Diese Frage greift in das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters ein. Wird sie dennoch gestellt, muss der Mitarbeiter nicht antworten. Die falsche Beantwortung dieser Frage seitens des Mitarbeiters stellt keine arglistige Täuschung dar und ist daher auch kein Kündigungsgrund.

Allerdings ist dies oft eine „rein akademische“ Diskussion. Auch wenn die Frage nach der Krankheit oder der Diagnose unerlaubt / unzulässig / verboten ist, zeigt die Praxis, dass die meisten Mitarbeiter schon bei der Krankmeldung am Telefon von sich aus die Art ihrer Erkrankung nennen.

Manche Mitarbeiter schildern sogar sehr ausführlich ihre Symptome, ihre Krankheitsgeschichte und den Krankheitsverlauf. Dann darf ich als Führungskraft natürlich auch im Rückkehrgespräch auf diese vom Mitarbeiter gegebenen Informationen tiefer eingehen.

Wenn Mitarbeiter von sich aus die Art ihrer Erkrankung nennen, ist dies auch ein Beleg einer vertrauensvollen Beziehung zu ihrer Führungskraft.

Achtung: Wenn Mitarbeiter nicht über ihre Diagnose sprechen wollen, ist dies nicht unbedingt ein Zeichen für eine schlechte Vertrauensbeziehung: Es gibt Erkrankungen, über die will man ganz einfach nicht sprechen (z. B. sogenannte Tabu-Krankheiten), oder es gibt auch Fälle, in denen das Sprechen über die Krankheit den Mitarbeiter psychisch massiv belasten würde.

Übrigens: Das „Verschweigen“ der Art der Erkrankung ist kein Hinweis auf das Vorliegen von Blaumachen. Denn „professionelle Blaumacher“ haben häufig die besten Krankheitsgeschichten parat, um möglichst glaubwürdig zu wirken.

Zulässig sind Fragen danach, ob die Erkrankung betrieblich (mit-)verursacht war und wie zukünftig einer erneuten Erkrankung vorgebeugt werden kann.





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Krankenrückkehrgespräch / Rückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch: Protokoll / Formular / Dokumentation


Grundsätzliches zum Protokoll Krankenrückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch


Bei Mitarbeitergesprächen zum Thema Fehlzeiten (Krankenrückkehrgespräch, Rückkehrgespräch, Fehlzeitengespräch) ist es im Sinne der Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit wichtig, ein Protokoll anzufertigen.

Krankenrückkehrgespräche, die über ein bloßes kurzes Rückkehrgespräch („Schön, dass Sie wieder da sind.") hinausgehen, werden in vielen Unternehmen protokolliert (dokumentiert). Je nach Gesprächsstufe ist festgelegt, was im Anschluss mit dem Protokoll passiert, z. B.:
- Fehlzeitengespräch I (= Fürsorgegespräch): Das Protokoll kommt nicht in die Personalakte, sondern verbleibt bei der Führungskraft (der Mitarbeiter erhält eine Kopie).
- Fehlzeitengespräch II-III: Das Protokoll wird Bestandteil der Personalakte.

Bei der Erstellung von jeglichem Formular oder Protokoll gilt es zu beachten, was protokolliert werden darf (Datenschutz, Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters), siehe Punkt Krankenrückkehrgespräch und Arbeitsrecht.

Die Ausarbeitung von Protokoll-Formularen, die im Unternehmen systematisch eingesetzt werden, ist mitbestimmungspflichtig (Zustimmung des Betriebsrats nötig!).

Grundsätzlich ist die Dokumentation zu einem Krankenrückkehrgespräch / Rück­kehr­gespräch / Fehlzeitengespräch kein Verlaufsprotokoll, d. h. der Gesprächs­verlauf wird nicht chronologisch wiedergegeben, sondern es werden nur die wichtigsten Gesprächs­ergebnisse festgehalten.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Eckpunkte für ein Protokoll-Formular zum Krankenrückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch. Natürlich sind je nach Gesprächs­stufe die Gesprächs­inhalte unterschiedlich, was die Anpassung der Protokollbögen je nach Gesprächsstufe nötig macht.





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Tipps zur Gesprächsführung im Krankenrückkehrgespräch / Rückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch


Nicht Detektiv spielen


Es ist nicht Aufgabe der Führungskraft, Krankenrückkehrgespräche wie ein Detektiv zu führen, mit dem Ziel herauszubekommen, ob ein Mitarbeiter "wirklich krank" war oder "blaugemacht" hat. Das würde einen völlig falschen Zungenschlag in diese Gespräche bringen. Krankenrückkehrgespräche und Fehlzeitengespräche sollten vielmehr in einer vertrauensvollen Atmosphäre stattfinden, in welcher die Führungskraft und der Mitarbeiter gemeinsam versuchen zu eruieren, ob und wie die Fehlzeitensituation des Mitarbeiters beeinflussbar ist.

Bei ernst zu nehmenden Hinweisen auf ein tatsächliches "Blaumachen" des Mitarbeiters sollte sich die Führungskraft mit der Personalabteilung und dem nächsthöheren Vorgesetzten über die weitere Vorgehensweise beraten (z. B. tatsächliches Einschalten einer Detektei).





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Betriebsvereinbarung Krankenrückkehrgespräche / Rückkehrgespräche / Fehlzeitengespräche


Ein Wort vorweg


Sofern in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat bzw. eine Arbeitnehmervertretung vorhanden ist und Sie planen, Krankenrückkehrgespräche systematisch einzuführen, ist es ratsam, hierzu eine Betriebsvereinbarung abzuschließen.

Wir hatten zuerst geplant, hier eine Musterbetriebsvereinbarung zum Thema Krankenrückkehrgespräche zu veröffentlichen. Davon sind wir abgekommen. Grund: Je nach Zielsetzung, Gesprächssystematik (Präventionsgespräche, Krankenrückkehr­gespräche, Rückkehrgespräche, Fehlzeitengespräche, Fürsorgegespräche …) und weiteren individuellen Voraussetzungen sind für die Betriebsvereinbarung unterschiedliche Gesichtspunkte relevant bzw. zutreffend.

Im Folgenden finden Sie wichtige Eckpunkte, über die Sie sich mit Ihrem Betriebsrat verständigen sollten und zu der eine Betriebsvereinbarung Stellung nehmen sollte.





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Krankenrückkehrgespräch / Rückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch: Checklisten - PDF

     Checkliste: Krankenrückkehrgespräch: Vor- und Nachbereitung 

     Checkliste: Fragetechniken Krankenrückkehrgespräch 

     Checkliste: Hinweise auf Fehlzeitenmissbrauch 



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Abgeschickt auf Seite
Auf dieser Seite finden Sie umfangreiche Informationen rund um das Führungsinstrument Krankenrückkehrgespräch mit dem Ziel, Fehlzeiten zu reduzieren und krankheitsverursachende Faktoren im Unternehmen zu identifizieren und zu minimieren.

Einige Themen haben wir bereits in unseren Blogbeiträgen Krankenrückkehrgespräche / Rückkehrgespräche / Fehlzeitengespräche bearbeitet. Diese finden Sie hier noch einmal in einer Gesamtschau zusammengefasst und durch weitere wichtige Aspekte ergänzt. 



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Aktuelle Termine:

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15.-16.10.2024  (Gruppenschulung via Zoom)
  

Begrifflichkeiten:

Mit dem Begriff Rückkehrgespräch (= sprachliche Kurzversion von Krankenrückkehrgespräch) wird in der Regel die erste Stufe von Mitarbeitergesprächen nach einer Fehlzeit bezeichnet. Manchmal findet man hierfür auch den Begriff Willkommensgespräch oder Rückkehrergespräch.

Die höheren Gesprächsstufen werden meist unter dem Begriff Fehlzeitengespräche gefasst. In vielen Unternehmen wird das erste Fehlzeitengespräch auch als Fürsorgegespräch bezeichnet. 

Oft findet sich die Bezeichnung Krankenrückkehrgespräche aber auch als Oberbegriff über sämtliche dieser Gesprächsarten.
 

     
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