Mitarbeitergespräch Vorbereitung / Checkliste

Vorbereitung Mitarbeitergespräch: Rechtzeitige Ankündigung des Gesprächstermins

Für die Realisierung eines kooperativen Mitarbeitergesprächs ist es wichtig, dass sich beide Partner – Führungskraft und Mitarbeiter - hinreichend darauf vorbereiten können.

Hierfür spielt die rechtzeitige Ankündigung des Mitarbeitergesprächs eine wichtige Rolle. Nicht nur die Führungskraft sollte sich gewissenhaft vorbereiten, sondern auch der Mitarbeiter sollte ausreichend Zeit dazu erhalten. Er sollte deshalb mehrere Tage (Richtwert: 5 - 10 Tage) vor dem Mitarbeitergespräch über dessen Stattfinden informiert werden. Die Information sollte am besten mündlich und schriftlich erfolgen.

In unseren Führungskräftetrainings hören wir häufig, dass Führungskräfte Bedenken haben, ein Mitarbeitergespräch längere Zeit vorher anzukündigen, da sie befürchten, der Mitarbeiter würde sich gut vorbereiten und sie dann mit seinen Argumenten überrollen.

Tatsächlich ist die rechtzeitige Ankündigung des Mitarbeitergesprächs nicht nur ein Gebot der Fairness, sondern auch aus Sicht der Führungskraft sinnvoll. Das Mitarbeitergespräch läuft umso effektiver und sachlicher, je besser sich auch der Mitarbeiter darauf vorbereitet hat.

Vorbereitung Mitarbeitergespräch: Ankündigung des Gesprächsinhalts

Bereiten Sie Ihren Mitarbeiter auch darauf vor, was Inhalt des Mitarbeitergesprächs sein wird. Teilen Sie ihm z. B. mit, dass es darum gehen wird,

• über seine Leistung und Zielerreichung im vergangenen Jahr zu sprechen,
• von ihm zu erfahren, welche Verbesserungsmöglichkeiten es z. B. hinsichtlich Zusammenarbeit, Informationsfluss, Aufgabenstellung, Arbeitsablauf und Arbeitsorganisation gibt,
• die Ziele für das nächste Jahr zu besprechen,
• die Erwartungen des Mitarbeiters bzgl. seiner beruflichen Weiterentwicklung zu diskutieren,
• Möglichkeiten der Weiterbildung zu erörtern.

Viele Unternehmen machen positive Erfahrungen damit, mit der Einladung auch ein Exemplar des Beurteilungsbogens an den Mitarbeiter zu übergeben, damit dieser sich im Vorfeld selbst beurteilen kann.

Inhaltliche Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

Die Führungskraft sollte sich in sachlicher Hinsicht sehr gründlich vorbereiten.

Sie sollte nur Fakten verwenden, die

• abgesichert sind,
• auf eigenen Beobachtungen beruhen oder
• auf Informationen offizieller Stellen (z. B. von Zwischenvorgesetzten).

Auf alle zweifelhaften Belege muss sie verzichten.

Im Führungskräftetraining ist uns ein Punkt im Rahmen der Gesprächsvorbereitung immer ganz besonders wichtig: „Verdeutlichen Sie sich selbst das Ziel Ihres Gesprächs!“ D. h. vor jedem Mitarbeitergespräch sollte sich die Führungskraft fragen, was sie konkret beim Mitarbeiter mit diesem Gespräch erreichen möchte – z. B. bzgl.

• seiner Leistungen,
• seines Kollegialverhaltens,
• seiner Einstellung zum Unternehmen,
• seiner persönlichen Weiterentwicklung etc.

Weiterhin sollte sie sich überlegen, welche Probleme, Wünsche und Anliegen der jeweilige Mitarbeiter wohl vorbringen wird und wie sie als Führungskraft auf diese Themen reagieren wird.

Checkliste zur inhaltlichen Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

• Was möchte ich primär mit diesem Gespräch erreichen?
• Wann wurde das letzte Mitarbeitergespräch geführt?
• Wie hat sich der Mitarbeiter seit dem letzten Mitarbeitergespräch entwickelt?
• Wie ist der Leistungsstand des Mitarbeiters?
• Wie ist die Integration des Mitarbeiters im Team und abteilungsübergreifend?
• Inwieweit wurden die vereinbarten Ziele erreicht?
• Was waren die Ursachen von Erfolg oder Misserfolg?
• Wie schätze ich den Weiterbildungsbedarf des Mitarbeiters ein (für seine aktuelle Tätigkeit und für zukünftige Aufgaben)?
• Wie zufrieden ist der Mitarbeiter wahrscheinlich mit seiner Arbeitssituation?
• Welche konkreten Entwicklungsmaßnahmen möchte ich mit dem Mitarbeiter besprechen?
• Welche neuen Ziele sollen vereinbart werden?
• Hat der Mitarbeiter im Vorfeld bereits beruflichen Ziele, Interessen oder spezielle Wünsche geäußert?
• Welche Ideen, Vorschläge oder Kritik wird der Mitarbeiter vorbringen?

Emotionale Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

Um gute Gesprächsergebnisse zu erreichen, ist es äußerst wichtig, sich als Führungskraft mental auf die Persönlichkeit des Mitarbeiters einzustellen. Bei einem unsicheren Mitarbeiter lege ich andere Gesprächsstrategien an den Tag (z. B. Ermutigung) als bei einem robusten Mitarbeiter, der mit Kritik an der eigenen Person nicht umgehen kann (z. B. Verwendung einer sehr klaren Faktensprache ohne Weichmacher, sehr präzise Zielformulierungen).

Checkliste zur emotionalen Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

• Wie ist der Mitarbeiter von seiner Persönlichkeit her: impulsiv, nachdenklich, strukturiert, chaotisch, sensibel, humorvoll etc.
• Wie ausgeprägt ist die Bereitschaft des Mitarbeiters zur Selbstkritik?
• Wie ist mein Verhältnis zum Mitarbeiter zum gegenwärtigen Zeitpunkt?
• Wie wird sich der Mitarbeiter fühlen, wenn er zum Mitarbeitergespräch kommt?
• Wie empfinde ich die Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter?
• Wie empfindet er wohl die Zusammenarbeit mit mir?
• Kann ich bei diesem Mitarbeiter direkt zum Thema kommen, oder ist es angebracht, mit einer Aufwärmphase (Smalltalk, Eisbrecherthema) zu beginnen?

Organisatorische Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

In unseren Führungskräftetrainings bemerken wir, dass viele Führungskräfte viel zu wenig Wert legen auf die räumliche, zeitliche und organisatorische Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs. Dadurch wird die Effektivität des Mitarbeitergesprächs erheblich beeinträchtigt.

Wenn möglich sollte das Gespräch nicht im Arbeitszimmer der Führungskraft stattfinden. Sie fühlt sich hier zu Hause, ist in ihrem „Revier“. Dem Mitarbeiter ist dieser Raum fremd; er fühlt sich unsicher, unbehaglich. Auf keinen Fall sollte sich die Führungskraft hinter der „Autoritätsschranke Schreibtisch“ verschanzen. Statusbarrieren behindern einen offenen Gedankenaustausch und erschweren das Mitarbeitergespräch. Führungskraft und Mitarbeiter sollten sich nicht frontal gegenübersitzen, sondern möglichst „über Eck“. Günstig ist eine Sitzecke oder ein runder Tisch in einem neutralen Besprechungsraum.

Checkliste zur organisatorischen Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

• Ist der Mitarbeiter über Termin und Thematik informiert?
• Ist ein geeigneter Platz/Raum für das Gespräch vorhanden?
• Ist genügend Zeit (inklusive Zeitpuffer nach hinten) eingeplant?
• Sind Anschlusstermine so gelegt, dass kein Zeitdruck entsteht?
• Ist Vorsorge getroffen, dass es keine Störungen durch Kollegen, Kunden etc. gibt?
• Ist das Telefon umgestellt, das Handy/Smartphone stumm geschaltet?
• Sind alle Unterlagen vorhanden?
  • Beurteilungsbogen
  • Leistungsdaten
  • Notizen zu konkreten Beobachtungen
  • Stellenbeschreibung
  • Vorjahresbeurteilung
  • Zielvereinbarungen
  • Bildungsangebot des Unternehmens
  • ...
• Sind - bei längeren Gesprächen - Getränke bereitgestellt?

Wenn Sie Ihre Gesprächsführungskompetenz trainieren möchten, empfehlen wir das Führungskräftetraining "Mitarbeitergespräch und Mitarbeiterbeurteilung".

Tipps zu einem psychologisch wirksamen Aufbau des Mitarbeitergesprächs finden Sie in unserem Blogbeitrag "Vorlage / Leitfaden Mitarbeitergespräch".

Tipps und Checklisten zur Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs finden Sie in unserem Blogbeitrag "Mitarbeitergespräch: Nachbereitung / Checkliste".