Ein Klassiker im Telefontraining: Der Meldetext

Hier ein kleines Telefontraining, damit Ihnen eine freundliche Begrüßung am Telefon gelingt:

• Lächeln Sie, bevor Sie den Hörer abheben (und behalten Sie das Lächeln bei!).

• Konzentrieren Sie sich voll auf den Anrufer, und stoppen Sie sämtliche Nebentätigkeiten.

• Sprechen Sie Ihren Meldetext deutlich, nehmen Sie sich die nötige Zeit dazu, und heben Sie am Ende Ihres Meldetextes die Stimme leicht an.

• Folgende Inhalte sollte Ihr Meldetext enthalten:
  • Name Ihres Unternehmens
  • Ihr eigener Vor- und Zuname
  • Begrüßungsformel (Guten Tag, ...)

• Verzichten Sie auf unendlich lange, nichtssagende Meldetexte, die den Anrufer kribbelig machen.

• Stimmen Sie Ihren Meldetext unternehmensintern ab - im Sinne einer einheitlichen Corporate Identity. In unseren Telefontrainings kommt es nicht selten vor, dass innerhalb eines Unternehmens 5 verschiedene Versionen des Unternehmensnamens eingesetzt werden.

• Wenn der Anrufer sich gemeldet hat, begrüßen Sie ihn nochmals unter Verwendung seines Namens. Greifen Sie hierbei die Grußformel des Anrufers auf, d. h., wenn er sich mit einem lockeren "Hallo, hier ist Peter Müller ..." gemeldet hat, dann begrüßen Sie ihn mit "Hallo Herr Müller ..." - Verwendet er das formelle "Guten Tag", dann verwenden Sie es auch.

Die ersten Sekunden am Telefon entscheiden über den Eindruck, den Sie und Ihr Unternehmen beim Anrufer hinterlassen.