Krankenrückkehrgespräch (Rückkehrgespräch): Formular / Protokoll / Dokumentation

Über Fehlzeitengespräche höherer Stufung sollte auf alle Fälle ein Protokoll angefertigt werden, welches dann auch Bestandteil der Personalakte wird. Bei der Erstellung von jeglichem Formular oder Protokoll ist es wichtig zu beachten, was aus Datenschutzgründen und Persönlichkeitsrechten des Mitarbeiters überhaupt protokolliert werden darf. Näheres hierzu finden Sie in unserem Blogbeitrag zu unzulässigen Fragen im Krankenrückkehrgespräch.

Grundsätzlich ist die Dokumentation zu einem Krankenrückkehrgespräch / Rückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch keine Verlaufsprotoll, das den Gesprächsverlauf vollständig abbildet, sondern man hält in einem Formular nur die wichtigsten Gesprächsergebnisse fest. Es fallen sicher auch viele interessante Äußerungen, die ihren Weg nicht ins Protokoll finden, da sie rechtlich nicht dokumentiert werden dürfen.

Hier die wichtigsten Eckpunkte für ein Protokoll-Formular zum Krankenrückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch. Natürlich sind je nach Gesprächsstufe die Gesprächsinhalte unterschiedlich, was die Anpassung der Protokollbögen je nach Gesprächsstufe nötig macht. Einen Überblick über die einzelnen Gesprächsstufen finden Sie in unserem Blogbeitrag „Krankenrückkehrgespräch und Fehlzeitengespräch: Leitfaden / Vorlage“.

Krankenrückkehrgespräch (Rückkehrgespräch), Fehlzeitengespräch: Formular / Protokoll / Dokumentation

Gesprächsteilnehmer (unterschiedlich je nach Gesprächsstufe)

• Mitarbeiter
• Führungskraft
• nächsthöhere Führungskraft
• Betriebsrat
• Schwerbehindertenvertretung
• Personalwesen
• ...

Auflistung der Fehlzeiten

inklusive etwaiger Besonderheiten ( z. B. Montage, Freitage, Brückentage)

Ergebnisse, Vereinbarungen und Maßnahmen aus bisherigen Krankenrückkehrgesprächen und Fehlzeitengesprächen

• Wie wurden diese umgesetzt?
• Mit welchem Erfolg?

Gesprächsinhalte

Mitarbeiterinformation

• Veränderungen in der Abteilung / im Unternehmen während der Fehlzeit
• Aktueller Stand des Arbeitsprozesses
• Darstellung, wie und inwieweit die Arbeit des Mitarbeiters erledigt wurde
• Erläuterung von konkreten Auswirkungen durch die Abwesenheit des Mitarbeiters ( z. B. Mehrbelastung von Kollegen, Störung von Betriebsabläufen, finanzielle Belastung durch Leasing-Kräfte, Zeitverzögerung in Projekten, Wartezeit für Kunden …)
• Sorge um erhöhte krankheitsbedingte Fehlzeiten beim Mitarbeiter
• Hinweis auf das nächste Fehlzeitengespräch und eventuelle Konsequenzen bei erneutem Fehlen
• ...

Fragen an den Mitarbeiter

• Aktuelles Wohlbefinden?
• Volle betriebliche Einsetzbarkeit?
• Gibt es für die Fehlzeiten betriebliche Ursachen (z. B. Arbeitsbedingungen, Arbeitseinteilung, Betriebsklima / Gruppenklima, Überlastung, Unterforderung, Führungsverhalten …)
• ...

Achtung: Die Diagnose darf in dieser Art von Gesprächen nicht protokolliert werden.

Vereinbarte Maßnahmen und Kontrolltermine

Mit dem Mitarbeiter wurden folgende konkrete Maßnahmen und Termine vereinbart:

• Ergonomische Optimierung des Arbeitsplatzes
• Änderung der Arbeitsaufgaben
• Versetzung / Umsetzung in andere Arbeitsbereiche
• Termin bei betrieblichem Gesundheitsdienst, Betriebsarzt, Facharzt, Beratungsstellen …
• Rückenschule, Ernährungsberatung, medizinische Präventionsprogramme, Entspannungskurse …
• Erbringung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem 1. Krankheitstag
• Reviewgespräche mit der Führungskraft bzgl. der vereinbarten Maßnahmen / erneuter Gesprächstermin
• ...

Sonstiges

Datum / Unterschrift der Gesprächsbeteiligten

Kurzhinweis: Was passiert mit dem Protokoll? Personalakte? …

Selbstverständlich kann der Mitarbeiter die Unterzeichnung des Protokolls verweigern. Er hat auch das Recht, eine eigene Stellungnahme hinzuzufügen.

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